Với phần lớn doanh nghiệp xuất nhập khẩu, chi phí logistics chiếm một tỷ trọng đáng kể trong giá thành hàng hóa, đôi khi lớn hơn cả biên lợi nhuận. Trong khi giá bán bị thị trường khống chế và chi phí sản xuất khó cắt giảm thêm, logistics lại là mảnh đất còn nhiều dư địa để tối ưu nếu doanh nghiệp hiểu rõ cơ cấu chi phí và biết cách thương lượng. Bài viết này tập trung vào vận tải đường biển bằng container, phương thức chủ đạo của thương mại hàng hóa toàn cầu, và những đòn bẩy thực tế để kéo giảm chi phí mà không đánh đổi độ tin cậy.
Hiểu cơ cấu chi phí của một lô hàng đường biển
Trước khi tối ưu, phải bóc tách được chi phí. Một lô hàng đường biển không chỉ có cước biển mà còn rất nhiều khoản phụ phí mà nếu không nắm rõ, doanh nghiệp dễ bị động khi nhận hóa đơn. Cước biển chỉ là phần vận chuyển từ cảng đi đến cảng đến. Bên cạnh đó là phụ phí xếp dỡ tại cảng ở cả hai đầu, phụ phí mùa cao điểm, phụ phí nhiên liệu, phí chứng từ, phí niêm phong container, và các khoản phí địa phương. Ngoài ra còn chi phí vận chuyển nội địa từ kho đến cảng, phí lưu container và lưu bãi nếu hàng không được lấy đúng hạn. Nhiều doanh nghiệp chỉ so sánh cước biển giữa các hãng mà bỏ qua phụ phí, dẫn đến chọn nhầm phương án đắt hơn về tổng chi phí.
Lựa chọn giữa hàng nguyên container và hàng lẻ
Một quyết định nền tảng là chọn vận chuyển nguyên container hay ghép hàng lẻ. Hàng nguyên container phù hợp khi lượng hàng đủ lấp đầy một container, mang lại chi phí trên mỗi đơn vị thấp hơn và giảm rủi ro hư hỏng do không bị xếp chung với hàng khác. Hàng lẻ phù hợp với lô nhỏ, nhưng đơn giá cao hơn và thời gian thường lâu hơn do phải chờ gom và tách hàng. Điểm hòa vốn giữa hai phương án nằm ở khoảng lấp đầy nhất định của container; khi khối lượng hàng vượt ngưỡng đó, thuê nguyên container thường rẻ hơn dù chưa lấp đầy hoàn toàn. Doanh nghiệp nên tính toán ngưỡng này cho tuyến và mặt hàng của mình thay vì mặc định theo thói quen.
- Gom đơn hàng: dồn nhiều đơn nhỏ thành một lô lớn để chuyển từ hàng lẻ sang nguyên container, hạ đáng kể đơn giá vận chuyển.
- Tối ưu xếp hàng: tính toán cách xếp để tận dụng tối đa thể tích và tải trọng container, tránh lãng phí khoảng trống.
- Chọn cảng hợp lý: đôi khi đi qua một cảng xa hơn một chút nhưng có tuyến trực tiếp lại rẻ và nhanh hơn cảng gần phải trung chuyển.
- Lập kế hoạch sớm: đặt chỗ trước giúp tránh phụ phí gấp và có nhiều lựa chọn lịch tàu hơn.
Thương lượng cước và chọn đối tác vận tải
Giá cước không phải con số cố định mà phụ thuộc vào sản lượng, mối quan hệ và thời điểm. Doanh nghiệp có sản lượng ổn định nên cân nhắc ký hợp đồng dịch vụ dài hạn với hãng tàu hoặc công ty giao nhận để có mức giá cam kết và được ưu tiên chỗ trong mùa cao điểm. Ngược lại, doanh nghiệp có nhu cầu biến động có thể tận dụng thị trường giao ngay khi cước xuống thấp. Việc làm việc qua một công ty giao nhận uy tín thường mang lại lợi thế vì họ gom sản lượng của nhiều khách để có giá tốt hơn so với doanh nghiệp đơn lẻ tự đàm phán. Khi đánh giá đối tác, đừng chỉ nhìn giá; độ tin cậy về lịch trình, năng lực xử lý sự cố và chất lượng tư vấn chứng từ cũng quan trọng không kém, vì một lô hàng trễ hay vướng thủ tục có thể gây thiệt hại lớn hơn nhiều khoản tiết kiệm cước.
Kiểm soát phí lưu container và lưu bãi
Một nguồn rò rỉ chi phí âm thầm nhưng đáng kể là phí lưu container và lưu bãi, phát sinh khi container hoặc hàng nằm quá thời gian miễn phí tại cảng. Những khoản này tích lũy theo ngày và có thể nhanh chóng vượt cả tiền cước nếu thủ tục thông quan bị kéo dài hoặc kho không kịp tiếp nhận. Để kiểm soát, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ chứng từ đầy đủ và chính xác trước khi hàng đến để thông quan nhanh, phối hợp chặt với kho và đội xe để lấy hàng đúng hạn, và đàm phán kéo dài thời gian miễn phí với hãng tàu khi ký hợp đồng. Việc theo dõi sát tiến độ lô hàng theo thời gian thực giúp phát hiện sớm nguy cơ chậm trễ để xử lý trước khi phát sinh phí.
Số hóa và minh bạch hóa chuỗi logistics
Tối ưu chi phí bền vững đến từ việc nhìn thấy được toàn bộ chuỗi. Doanh nghiệp nên xây dựng cơ chế theo dõi từng lô hàng từ lúc đặt chỗ đến khi giao đến tay khách, ghi nhận đầy đủ chi phí thực tế của từng khâu để có dữ liệu so sánh giữa các tuyến, các hãng và các thời điểm. Khi có dữ liệu lịch sử, doanh nghiệp đàm phán có cơ sở hơn, dự báo chi phí chính xác hơn khi báo giá cho khách, và phát hiện được những khoản phí bất thường để chất vấn. Tối ưu logistics không phải là một lần ép giá nhà vận chuyển mà là một quá trình liên tục cải thiện dựa trên hiểu biết sâu về cơ cấu chi phí và kỷ luật vận hành.