Cước biển chỉ là một phần chi phí. Rất nhiều doanh nghiệp bất ngờ khi hóa đơn logistics đội lên vì hàng loạt phụ phí (local charges) mà mình không lường trước. Bài viết này giúp bạn hiểu bản chất từng loại phụ phí, phân biệt phí hợp lý với phí chồng phí, và cách kiểm soát để không trả oan.
Vì sao phụ phí là nơi dễ mất tiền nhất
Khi so báo giá vận tải, người ta hay chỉ nhìn con số cước (ocean freight). Nhưng tổng chi phí thực = cước + phụ phí hãng tàu + phí địa phương hai đầu + phí forwarder. Một forwarder có thể báo cước thấp rồi bù lại bằng local charges cao. Nếu không tách bạch từng khoản, bạn không thể so sánh công bằng giữa các nhà cung cấp.
Các phụ phí phổ biến và bản chất
Nhóm phí tại cảng và xử lý
- THC (Terminal Handling Charge): phí xếp dỡ tại cảng, thu ở cả đầu đi và đầu đến. Đây là phí thật, có cơ sở.
- D/O (Delivery Order): phí lệnh giao hàng, hãng tàu/forwarder thu để phát lệnh nhận hàng tại đích.
- CIC (Container Imbalance Charge): phí mất cân bằng container, phát sinh khi hãng tàu phải chuyển container rỗng về nơi thiếu.
- Cleaning, seal fee: phí vệ sinh container và phí chì niêm phong, giá trị nhỏ.
Nhóm phụ phí biến động
- BAF/FAF: phụ phí biến động giá nhiên liệu.
- CAF: phụ phí biến động tỷ giá.
- PSS: phụ phí mùa cao điểm, thường áp dụng khi nhu cầu tăng mạnh.
- War risk/ECA: phụ phí rủi ro chiến tranh hoặc vùng kiểm soát khí thải, tùy tuyến.
Phí dễ bị đội hoặc trùng lặp
- Handling/documentation fee của forwarder: khoản linh hoạt nhất, có thể thương lượng.
- Phí lưu container/lưu bãi (DEM/DET): phát sinh khi bạn giữ container hoặc để hàng ở bãi quá thời gian miễn phí. Đây là khoản kiểm soát được bằng quy trình.
Ví dụ thực tế
Một doanh nghiệp nhập một container 40 feet, nhận báo giá cước rất cạnh tranh nên chốt ngay. Khi lấy hàng, hóa đơn phát sinh thêm THC, D/O, CIC, cleaning, handling cộng lại bằng gần một nửa tiền cước. Nếu ngay từ đầu yêu cầu báo giá “all-in” tách dòng từng phụ phí, họ đã thấy tổng chi phí thực cao hơn một nhà cung cấp khác báo cước nhỉnh hơn nhưng phụ phí thấp. Bài học: so sánh trên tổng chi phí, không so trên riêng dòng cước.
Lỗi thường gặp và cách sửa
- Chỉ so cước, bỏ qua local charges: luôn yêu cầu bảng báo giá tách dòng đầy đủ hai đầu.
- Không hỏi thời gian miễn phí lưu container/bãi: hỏi rõ số ngày free DEM/DET và lên kế hoạch lấy hàng kịp.
- Chấp nhận phí handling mập mờ: yêu cầu giải thích từng khoản, thương lượng khoản của forwarder.
- Bỏ qua điều kiện Incoterms khi tính phí: xác định điều kiện giao hàng để biết đầu nào mình chịu phí, tránh trả trùng.
- Không lưu lịch sử báo giá: giữ bảng phí các lô trước để phát hiện khoản phát sinh bất thường.
Các bước kiểm soát chi phí
- Yêu cầu báo giá tách dòng: cước riêng, từng phụ phí riêng, ghi rõ đầu thu.
- Lập bảng so sánh tổng chi phí giữa ít nhất hai đến ba nhà cung cấp.
- Hỏi rõ số ngày miễn phí lưu container và lưu bãi.
- Xác nhận điều kiện Incoterms để biết ranh giới chi phí của mình.
- Thương lượng các khoản linh hoạt như handling, documentation.
- Lên lịch lấy hàng và làm thủ tục sớm để tránh DEM/DET.
- Lưu hồ sơ phí từng lô để đối chiếu và phát hiện bất thường.
Kết luận
Tối ưu logistics không phải là ép cước xuống thấp nhất, mà là kiểm soát toàn bộ cấu trúc chi phí và loại bỏ các khoản phát sinh không cần thiết. Bước tiếp theo: lấy hóa đơn logistics gần nhất, tách từng dòng phụ phí và đánh dấu khoản nào có thể thương lượng hoặc kiểm soát bằng quy trình.
Câu hỏi thường gặp
Phụ phí local charges có thương lượng được không?
Một phần được. Phí của hãng tàu như THC, CIC thường cố định theo biểu; nhưng phí handling, documentation của forwarder có thể thương lượng, nhất là khi bạn có khối lượng ổn định.
DEM và DET khác nhau thế nào?
Demurrage (DEM) là phí giữ container quá hạn trong bãi cảng; Detention (DET) là phí giữ container ngoài cảng (sau khi kéo về kho) quá thời gian miễn phí. Cả hai đều kiểm soát được bằng cách lấy và trả container đúng hạn.
Báo giá all-in có luôn tốt hơn không?
Không nhất thiết. All-in tiện so sánh nhưng có thể gộp che khoản cao. Tốt nhất vẫn là báo giá tách dòng để bạn thấy rõ từng khoản và biết đâu là chỗ có thể cắt giảm.
Làm sao biết một phụ phí có hợp lý không?
Đối chiếu với các báo giá khác trên cùng tuyến và cùng thời điểm, đồng thời yêu cầu giải thích cơ sở của khoản phí. Phí xuất hiện ở nhiều nhà cung cấp với mức tương đương thường là phí thật; khoản chỉ một bên thu và mập mờ thì cần hỏi kỹ.