Mọi hàng hóa khi qua biên giới đều được gán một mã số gọi là mã HS, viết tắt của Hệ thống hài hòa mô tả và mã hóa hàng hóa do Tổ chức Hải quan Thế giới xây dựng. Mã HS quyết định thuế suất nhập khẩu, chính sách quản lý chuyên ngành, khả năng hưởng ưu đãi từ hiệp định thương mại và cả việc hàng có bị cấm hay hạn chế hay không. Một mã HS sai có thể khiến doanh nghiệp nộp thừa thuế, bị truy thu, bị phạt, hoặc tệ hơn là bị quy kết gian lận. Vì vậy, kỹ năng phân loại hàng hóa chính xác là nền tảng không thể thiếu của bất kỳ ai làm xuất nhập khẩu.
Cấu trúc của mã HS
Mã HS được xây dựng theo nguyên tắc phân cấp từ rộng đến hẹp. Sáu chữ số đầu tiên thống nhất trên toàn cầu, gồm hai chữ số chương, hai chữ số nhóm và hai chữ số phân nhóm. Từ chữ số thứ bảy trở đi, mỗi quốc gia tự chi tiết hóa theo nhu cầu quản lý của mình. Tại Việt Nam, biểu thuế thường dùng mã tám chữ số. Hiểu cấu trúc này giúp ta định hướng tìm kiếm: trước hết xác định chương phù hợp với bản chất hàng hóa, sau đó đi dần xuống nhóm và phân nhóm cụ thể. Việc nắm vững logic phân cấp quan trọng hơn nhiều so với việc cố nhớ thuộc lòng từng mã.
Sáu quy tắc tổng quát để phân loại
Tổ chức Hải quan Thế giới ban hành sáu quy tắc tổng quát làm kim chỉ nam cho việc phân loại. Đây là công cụ giải quyết những trường hợp khó, khi một mặt hàng dường như có thể xếp vào nhiều nhóm.
- Quy tắc ưu tiên mô tả cụ thể: nhóm nào mô tả đặc trưng nhất, chi tiết nhất cho hàng hóa sẽ được ưu tiên hơn nhóm mô tả chung chung.
- Quy tắc về hàng hỗn hợp và bộ: với sản phẩm cấu thành từ nhiều vật liệu hoặc bộ hàng bán lẻ, phân loại theo vật liệu hay bộ phận tạo nên đặc tính cơ bản của sản phẩm.
- Quy tắc hàng chưa hoàn chỉnh: hàng còn thiếu một số chi tiết nhưng đã có đặc tính cơ bản của thành phẩm vẫn được phân loại như thành phẩm.
- Quy tắc về bao bì: bao bì thông thường đi kèm hàng hóa được phân loại cùng với hàng bên trong.
Vì sao phân loại sai lại nguy hiểm
Hậu quả của việc gán sai mã HS không dừng ở việc tính nhầm thuế. Khi cơ quan hải quan kiểm tra sau thông quan và phát hiện mã sai dẫn đến thiếu thuế, doanh nghiệp sẽ bị truy thu khoản chênh lệch kèm tiền chậm nộp và có thể bị xử phạt hành chính. Nếu việc khai sai bị xem là cố ý để trốn thuế, mức độ xử lý còn nặng hơn. Ở chiều ngược lại, khai mã có thuế suất cao hơn thực tế khiến doanh nghiệp nộp thừa, làm đội giá thành và giảm sức cạnh tranh mà không hề mang lại lợi ích nào. Ngoài thuế, mã HS còn gắn với chính sách quản lý chuyên ngành; khai sai mã có thể khiến lô hàng bị áp nhầm yêu cầu kiểm tra chất lượng, kiểm dịch hoặc giấy phép, gây ách tắc tại cửa khẩu.
Quy trình tra cứu mã HS bài bản
Để phân loại đúng, nên đi theo trình tự khoa học thay vì tra theo cảm tính hay sao chép mã từ lô hàng cũ. Trước hết, mô tả thật chi tiết bản chất, thành phần, công dụng và quy trình sản xuất của hàng hóa, vì cùng một tên gọi thương mại có thể ứng với nhiều mã khác nhau tùy chất liệu và công năng. Sau đó, đối chiếu với chú giải của chương và nhóm, vốn là phần văn bản pháp lý quan trọng nhất nhưng hay bị bỏ qua; chú giải định nghĩa rõ phạm vi bao gồm và loại trừ của từng nhóm. Tiếp theo, áp dụng sáu quy tắc tổng quát cho các tình huống không rõ ràng. Với hàng có giá trị lớn, mã nhạy cảm hoặc khó phân loại, doanh nghiệp nên cân nhắc nộp hồ sơ xin xác định trước mã số từ cơ quan hải quan để có cơ sở pháp lý vững chắc, tránh tranh cãi khi làm thủ tục.
Xây dựng năng lực phân loại trong doanh nghiệp
Phân loại hàng hóa không nên phó mặc hoàn toàn cho đại lý hải quan, vì trách nhiệm pháp lý cuối cùng vẫn thuộc về chủ hàng. Doanh nghiệp xuất nhập khẩu thường xuyên nên xây dựng một danh mục mã HS nội bộ cho các sản phẩm chủ lực, ghi rõ lý do và căn cứ phân loại để bảo đảm tính nhất quán giữa các lần khai báo. Khi sản phẩm thay đổi thiết kế hay thành phần, cần rà soát lại mã. Đào tạo nhân sự hiểu chú giải và quy tắc tổng quát sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn, giảm phụ thuộc vào bên ngoài và hạn chế đáng kể rủi ro bị truy thu hay xử phạt về sau.